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會議常識
會議管理服務流程
作者: 李文飛 文章來源: 更新時間:2013/4/10 9:23:06 瀏覽次數:1877次

1.會前兩年半:

(1)確定會議日期與場地:視察場地、評估并商議費用。

(2)評估財源并制作預算:預估此案收入及支出。

(3)成立籌備委員會:邀請相關部門適合的人選并分工。

(4)成立秘書處:指定工作人員、安置設備并建立檔案。

(5)設計會議logo:印制信封、信紙。

(6)確定飯店房間數的預定:視察使用的飯店房間及設備,并請飯店報價、簽約。

(7)確定會議室使用數量:并視察有關設備、場地簽約。

(8)制作工作進度表:可委由會議籌辦人控制進度。

(9)搜集準備宣傳寄發名單:寄發會議宣傳資料、報名表等。

(10)定期召開籌備會議,審視各項工作進度及決議。

這個階段通常時間最長,事情最多,因為要籌備的事項很多,所以最好早一點開始進行。

2.會前二年:

(1)制作籌備企劃書,用以提報政府單位申請經費補助或向民間相關組織募款:含會議緣起、宗旨、內容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會組織及名單;各組工作職責、工作進度表和預算。

 (2)擬定推廣計劃:本次會議如何有效宣傳。

(3)選定合適的會議或展覽專業顧問公司,可協助主辦單位整體規劃一個具專業水準的會議,避免人力資源浪費,并有效控制預算的花費。

(4)

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